Na elke mystery visit worden de rapporten van onze experts proefgelezen. Het doel is om ervoor te zorgen dat de rapporten die aan onze klanten worden geleverd van de hoogst mogelijke kwaliteit zijn.
Maar hoe worden deze herlezingen uitgevoerd en door wie? Wij vertellen je er alles over achter de schermen.
1 - Wat houdt mystery shopping in?
Dit proeflezen is een integraal onderdeel van het validatieproces van mystery visits. Om een onberispelijke kwaliteit van de rapportage van de bezoekaudits te garanderen, voeren we een dubbele controle uit.
De 1e fase vindt al plaats wanneer onze mystery shoppers hun rapporten insturen via de SmiceApp. De gegevens worden direct gekoppeld aan het Smice platform, waardoor een 1e fase van just-in-time controles mogelijk is.
Vanaf dit platform voert ons team van proeflezers een 2e fase van proeflezen uit.
Het wervingsproces voor onze experts in het veld zorgt er al voor dat de verbatim rapporten van hoge kwaliteit zijn. Een zeer groot deel van het proeflezen betreft syntaxcorrecties of vergeten typefouten, maar het kan soms ook gaan om kleine problemen bij het begrijpen van het bezoek zelf.
In deze zeldzame gevallen zijn het onze operationele managers die beslissen welke correcties moeten worden aangebracht.
2 - Wie zijn onze recensenten?
Onze proeflezers zijn mensen van buiten het bedrijf, die per opdracht worden betaald. Deze manier van werken heeft 2 grote voordelen:
- Flexibiliteit, omdat je hiermee zeer snel kunt reageren, zelfs bij een piek in de activiteit, zonder dat dit invloed heeft op de levertijden van rapporten.
- De relevantie van de beoordeling, omdat onze teams een frisse blik hebben voor alle antwoorden die onduidelijk zijn of moeten worden aangevuld, zonder het bezoekprogramma van meet af aan te kennen.
Interview met Sophie, proeflezeres bij Smice:
"Ik proeflees nu ongeveer 15 maanden voor Smice. Wat ik fijn vind, is dat ik vanuit huis kan werken en mijn uren kan indelen zoals ik zelf wil. Het is allemaal heel eenvoudig: ik weet van tevoren de kosten van het proeflezen en het aantal te proeflezen opdrachten, ik heb toegang tot briefings en gedeelde controlebladen... Als ik een toezegging doe, is dat met kennis van zaken!
Wat ik vooral prettig vind, is de vriendelijkheid van al mijn contacten bij Smice. Of het nu via e-mail, chat of telefoon is, iedereen is erg beschikbaar, reageert snel en is vriendelijk. Het is geweldig om mensen te hebben die me 1 uur kunnen helpen met het herlezen van een ingewikkelde opdracht.
Ik wil graag het vertrouwen benadrukken dat het hele team heeft getoond. Kortom, het was een goede en constructieve samenwerking!
3 - Welke training moeten onze proeflezers krijgen?
Smice proofreaders worden in fasen aangeworven en geïntegreerd. Het eerste contact wordt telefonisch gelegd tijdens een vergadering om meer te weten te komen over hun achtergrond, ervaring en motivaties.
Zodra deze fase is gevalideerd, voorzien we hen van een modus operandi voor hun toekomstige opdrachten, zodat ze begrijpen wat er op het spel staat wanneer ze de kwaliteit van de geleverde rapporten beoordelen als onderdeel van een mystery visit.
Dan volgt de testfase. Hiervoor bieden we hen de mogelijkheid om verschillende opdrachten van verschillende complexiteit te bekijken en ondersteunen we hen bij het nakijken en nabespreken.
Zoals je hebt begrepen, worden onze proeflezers van begin tot eind begeleid en gecontroleerd voordat ze volledig zelfstandig worden, maar nooit alleen.
4 - Hoe zijn de portfolio's van onze proeflezers georganiseerd?
Het is belangrijk voor Smice om te weten dat ons team van proeflezers altijd een constante hoeveelheid werk heeft. Daarom zorgen we voor een gemiddelde portfolio van 6 klanten per proofreader.
Omdat elke klant maandelijks wordt gevolgd, meestal gedurende meerdere jaren, zorgen we ervoor dat ze regelmatig opdrachten krijgen. Het team bestaat momenteel uit ongeveer tien proeflezers.
5 - Communicatievectoren
Onze experts in het vakgebied en onze proeflezers communiceren via het Smice Platform, dat rechtstreeks is gekoppeld aan de SmiceApp voor een betere doorstroming, zelfs als niet alle opdrachten systematisch worden uitgewisseld.
Dus, afhankelijk van de vragen of opmerkingen van de markers, kunnen onze mystery shoppers ontbrekende informatie aanvullen of knelpunten uitleggen.
6 - Wat zijn de proefleestermijnen?
Omdat we een doorlooptijd van 48 uur hanteren voor inspectierapporten, reageren al onze teams zeer snel.
Mystery shoppers krijgen 24 uur de tijd om hun rapport in te vullen, zodat hun feedback fris en spontaan blijft. Onze correctoren werken onmiddellijk aan de voltooide rapporten om ze op tijd bij u af te leveren. Het is een echte teamprestatie.
7 - Wat als ik een bezoek of proeflezing wil betwisten?
Naast een Account Director bestaat ons team uit operationele managers die toezicht houden op de mystery visits die aan uw account zijn gekoppeld. Een van de taken van deze managers is ervoor te zorgen dat de instructies worden opgevolgd, zowel door de mystery shoppers als door de beoordelaars.
Zij zijn je aanspreekpunt voor alle operationele kwesties.
Onze trots en kracht ligt in de kwaliteit van onze mystery shoppers.